Back-up de imagens de exames: qual a importância e com que frequência deve ser feito?

Os exames são algumas das ferramentas mais importantes que os médicos têm a sua disposição. Como tal, precisam ser armazenados com cuidado. Porém, com o número crescente de pacientes, essa necessidade tem gerado um problema para as clínicas, que se veem sobrecarregadas com muito material que precisa ser guardado. Por isso, o backup se torna uma prática ainda mais importante.

A IMPORTÂNCIA DO BACKUP DE IMAGENS

A importância do backup de imagens de exames é bem clara. Perder uma quantidade de dados grande é muito prejudicial, especialmente um documento tão sensível quanto o exame médico.

Segundo o Conselho Federal de Medicina (CFM), é responsabilidade de cada médico guardar os exames e outros documentos de diagnóstico de cada paciente, em um local acessível e seguro, para que outros profissionais possam ter acesso, caso seja necessário.

Existe ainda um agravante a essa importância, que é a questão jurídica. Muitos destes exames podem ser usados em questões legais, envolvendo o profissional e o local de trabalho, o paciente e médico ou diversas outras situações. Por se tratar de uma informação tão sensível, é preciso garantir que ela esteja intacta e legível. Surge então a importância de fazer o backup.

DE QUEM É A RESPONSABILIDADE?

Também de acordo com o CFM, fica clara a responsabilidade deste armazenamento. O conselho define que a obrigação de armazenar essas informações é da instituição de saúde em que foram realizados os exames.

No caso específico das imagens e de outros exames, que normalmente são terceirizados, a responsabilidade passa a ser da clínica ou laboratório que realizou o exame. Fica bem claro que essa obrigação se mantém mesmo caso haja uma quebra no contrato.

QUAL É A FREQUÊNCIA DO BACKUP?

Por conta desta importância e responsabilidade, o backup é fundamental e deve ser feito com uma frequência que faça sentido para a situação.

A regra diz que o tempo de guarda para os exames médicos é de 20 anos. Porém, ela se aplica apenas a arquivos físicos de imagens que não foram entregues aos pacientes. Caso contrário, para exames que foram entregues, é necessário apenas manter o arquivo ou o laudo da imagem e o comprovante de entrega, sem a necessidade de armazenar o arquivo físico.

Porém, isso ainda não responde à pergunta acerca da frequência em que deve ser feito o backup das imagens. A resposta, normalmente, é que depende da natureza das informações e da frequência com que elas serão alteradas.

No caso específico dos exames, especialmente em clínicas e hospitais que contam com uma movimentação muito alta de pacientes, o ideal é que o backup seja feito diariamente. Novos pacientes e novos exames são feitos todos os dias. Por isso, o ideal, é que ao final do expediente seja feito o backup das novas informações.

Para ter ainda mais segurança, pode ser implementado um backup geral, a cada semana ou mês, para garantir que todas as informações irão estar seguras, não apenas as novas.

Assim, existe a garantia de que não será perdida nenhuma informação, cumprindo as exigências do CFM e evitando qualquer tipo de problema para a clínica, laboratório ou hospital.

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